Projektplanung

Grundlegend für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung ist die Einigkeit aller organisationsinternen Stakeholder über die Ziele, das Timing und die abzufragenden Inhalte. Um diese Einigkeit herzustellen, empfehlen wir die Durchführung mindestens eines gemeinsamen Kick-Off-Workshops. Je nach Vorbereitungsstand ist dieser Workshop ein reines Planungstreffen oder beinhaltet auch Brainstorming- und Diskussionselemente, zum Beispiel zu den Zielen der Befragung oder zu sinnvollen Themenkomplexen. Der zeitliche Umfang kann dementsprechend von ein bis zwei Stunden bis hin zu ein bis zwei Tagen reichen. Ziel des Workshops ist es, dass alle Beteiligten sich auf die „Spielregeln“ des Projektes geeinigt haben. Diese bilden die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.

Fragebogenentwicklung

Wir entwickeln für Sie, auf Basis der im Kick-Off-Workshop erarbeiteten Inhalte, einen neuen Fragebogen oder begutachten vorhandene Erhebungsinstrumente aus Vorbefragungen. Im Anschluss setzen wir den Fragebogen für die Erhebung um. Üblicherweise wird bei Mitarbeiterbefragungen auf Online-Fragebögen, schriftliche Erhebungsinstrumente oder Hybridformen zurückgegriffen. Bei der Gestaltung unserer Fragebögen legen wir höchsten Wert auf eine hohe Usability und ein ansprechendes und abwechslungsreiches Design. Denn: Zahlreiche Studien zeigen, dass lieblose und nur aus der inhaltlichen Perspektive gestaltete Fragebögen zu schlechteren Teilnahmequoten und Ergebnisvaliditäten führen. Wenn wir fertig sind, prüfen wir das Instrument in einem Pretest auf Herz und Nieren. Dabei entstehen in der Regel noch kleinere Ideen zur Verbesserung des Fragebogens, die wir abschließend umsetzen.

Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Überzeugung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass die geplante Befragung ein seriöses und sinnvolles Instrument für die Organisationsentwicklung ist, ist Grundvoraussetzung für eine hohe Teilnahme. Mitarbeiterbefragungen sollten deshalb durch ein gut überlegtes Konzept für die interne Kommunikation in der Belegschaft begleitet werden. In der Regel nutzen wir dafür ein dreistufiges Kommunikationskonzept: In der ersten Phase erregen wir über Plakate an publikumsstarken Standorten innerhalb der Institution oder des Unternehmens die Aufmerksamkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Anschließend informieren wir sie im Detail über den Ablauf, den Datenschutz und Ansprechpersonen. Dies geschieht meist per Flyer, Handzettel und Intranetseiten. Parallel dazu bauen wir in einem dritten Schritt über persönliche und Gruppengespräche Vertrauen zur Befragung auf. Hier sind die Führungskräfte aller Ebenen sowie das Projektteam für die Mitarbeiterbefragung elementar wichtig. Zusätzlich zu diesen drei Stufen können weitere Begleitmaßnahmen geplant werden. So haben wir mit kleinen Erinnerungen am Starttag der Befragung (z. B. Äpfel mit Post-Its an jedem Arbeitsplatz) gute Erfahrungen gemacht.

Ansprechpartner

Sebastian Götte

Sebastian Götte - Ich erwecke Ihre Daten zum Leben
Ansprechpartner

Selina Recke

Selina Recke - Ich plane das Unplanbare

Feldphase

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten am vereinbarten Starttag den Fragebogen online per E-Mail oder in Papierform von uns. Wir empfehlen in Abhängigkeit von der Größe Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Institution eine Gesamt-Befragungszeit von ca. vier Wochen. Diese gliedert sich auf in zwei Wellen á zwei Wochen mit einer Rückerinnerungsaktion. Die Befragung startet mit dem Versand der Einladungsschreiben und gibt den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zunächst zwei Wochen Zeit zum Antworten. Während der Feldzeit können sie sich über eine Mailadresse und eine Telefonnummer an uns wenden, um Fragen zu stellen oder Probleme mitzuteilen, die wir dann gemeinsam lösen. In regelmäßigen Abständen prüfen wir mit Ihnen zusammen, ob die Teilnahmebereitschaft ausreichend hoch ist oder ob wir sie an bestimmten Punkten über Information und Motivation weiter erhöhen.

Analyse & Reporting

Eine Mitarbeiterbefragung hat aus unserer Sicht zwei Zwecke – einen aktuellen Wasserstand über die Arbeitszufriedenheit, das Binnenklima und die Arbeitseffektivität in der Organisation zu erhalten und Maßnahmen dafür abzuleiten, an den richtigen Stellen die notwendigen Optimierungen zu erreichen. Für diese zwei Zwecke bereiten wir die Befragungsergebnisse auf. Das bedeutet zunächst einen Überblick über alle gemessenen Indikatoren in der Gesamtbelegschaft und in den interessierenden Einheiten (typischerweise Abteilungen, Referate, Teams und ähnliches). Hier zeigen sich Unterschiede zu ggf. vergangenen Befragungen und zwischen Organisationseinheiten, deren Gründe wir soweit möglich aus den Daten ableiten, auf jeden Fall aber mit dem Projektteam diskutieren. Für die Maßnahmenplanung berechnen wir anschließend Handlungsrelevanzmatrizen. Diese zeigen an, wie groß der Hebel ist, den Maßnahmen in einem bestimmten Handlungsfeld auf die Zufriedenheit und Effizienz der Organisation hätten. Die Handlungsfelder mit dem größten Hebel sollten im Umsetzungsprozess als erstes betrachtet werden.

Begleitung der Folgeprozesse

Der Folgeprozess beginnt sinnvollerweise immer mit der Präsentation der Ergebnisse vor den verschiedenen Leitungsebenen und im Anschluss vor allen Mitarbeitern. Unsere Ergebnispräsentationen zielen darauf ab, dass das Publikum eine Vorstellung von den Zusammenhängen zwischen den Ergebnissen und von verschiedenen Interpretationsmöglichkeiten erhält. Dafür erstellen wir eine zielgruppenorientierte Präsentation, in der die Ergebnisse anschaulich aufbereitet sind und sich auf die wichtigsten Botschaften konzentrieren – weniger Zahlen, mehr Zusammenhänge. Rückmeldungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bisher betreuter Organisationen zeigen, dass diese oftmals überraschende Präsentationsweise gut ankommt. Nach den Ergebnispräsentationen ist es wichtig, dass konkrete Maßnahmen erarbeitet werden. Hier begleiten wir Sie gern in Führungskräfte- und Mitarbeiterworkshops.